在凡事讲求管理的今天，资讯管理（网上资料管理）与应用，是我们必须掌握的课题。
很多人在网上找资料、求职、经商，如何能够达到最大的效果，都是有技巧可循的。那么在电子商务领域，又有哪些要点呢。
1.第一阶段：筛选询问信函—将询问信函分类，不要收信就回，我们可将信件按成交可能性分为几类：
a.有称呼的询问信 -这是比较仔细、有礼貌的客人，会一一打上收信人的称呼。
b.有提到所询问产品的信 -至少他很明白的告诉你他对你的什么产品感兴趣。
c.简单介绍他们公司背景的 -表示他有心引起你的兴趣，愿意多让你了解他一点。
上述这类信函，发信的人比较用心，大多会对你的回复有反应，可以列入回信的目标客户。
以下类型的客户，则相对缺乏成交的可能性：
a.没有称谓也没有提到产品名称，只是告诉你对你公司有兴趣的。
标准格式，没有具体内容，一定是乱撒询问信的，你只是他碰到的其中之一而已。
b.一开始就要你寄报价单和样品。
这种人八成没做过生意，真正的买家在未做实质性了解以前都不会一开始就要样品。
c.任何不情的要求，如给邀请函，投资讯息，合作信息等等。
这有很多是第三世界的刚出道做生意的朋友，如果你只是一个职员，无法为公司做任何决定，还是不要浪费这个时间，这些只会干扰精力而已。
第一个阶段大约可以筛选出30%的潜在目标客户，优先跟进；其他的如果觉得弃之可惜，可以放在最后处理，当练习的目标吧。
2.第二阶段：回复询问信函 —筛选出来的客人，不一定要马上依他的要求发报价单或目录给他，可以立即回复一封反询问信函，表示你已收到对方来信，但有些不明白的地方，有关产品，款式，才质，数量等需求的了解都可以问，甚至问他的市场及公司的性质，告诉客人，这有助于你向他推荐你们的产品。回信时，如果知道客人的first name ，可以称呼对方的名字，或是MR.姓。这个动作是增加顾客的回复率，制造多一点的机会与客人互动。这个很重要，因为他们如果在第一阶段已经获得他们要的讯息，也许他就不会回你，如果他回了，那么你下一个报价的动作，成功率就会高一点。
3.第三阶段：报价 —报价给有回复的客人，但在报价的阶段至少要对客人有20%的了解。包括客人是那里的？买什么东西？批发商，还是零售商？如果他能告诉你他经常购买的量更好。报价时，请客人不管价格可否接受，都能回复给你，因为这有助于你明白你是否还有地方需要改进（这里要尽量委婉，但不是谄媚），如果对方是要找工厂，你可以随报价单附上部分工厂的照片，自己有网页的可邀请客人浏览你的网站，让他更了解你们的产品与规模也是必要的。
4.第四阶段：客人接到报价单有回复并索取样品，可以衡量自己公司的规定回复客人，尽量提到要样品费，或是可提供免费样品，但对方必须付运费，以了解客人的诚意度，也减少自己的风险。
另外通过政府、银行等机构或网上论坛、行业组织等渠道去侧面了解客户的资信和经营状况也是很好的一种方式。
通常能依这个程序走到第四阶段，那么成交的成功率就会很高，许多外贸同仁们大部分都是依这个程序跟客人交流，评估下来，成功率大约有50%。当然也有一些在后期会发现供需并不匹配，可以先保持一个友好的商友关系，也许互相能够转介绍或者等待合适的合作机会。
网上与未见面或还没成交的客人交流，有些忌讳是必须要注意的。国内的贸易起步较晚，又正逢E时代的来临，很多进入这个行业的年轻人，应用互联网得心应手，因此他们的交流方式已逐渐的E世代化，随意，随性，但是这在国际贸易的领域里，是完全不一样的。许多贸易礼节和惯例还是要留意，生意是现实的，竞争也是残酷的，资讯时代仍旧需要用心去细细体会。以良好的技能和心态投入电子商务，投入外贸，我们所收获的，将不仅仅是生意，还有各方面的成长和成熟。
|
